Dieser Artikel bezieht sich Großteils auf den österreichischen Arbeitsmarkt.
Beim „qualifizierten“ Dienstzeugnis (im Unterschied zur formalen Arbeitsbestätigung) kommen mir zwei Situationen in den Sinn, die sich in regelmäßigen Abständen wiederholen:
„Das ist unser Idealkandidat, aber wie können wir überprüfen, was er sagt?“
„Wir sind uns nicht sicher, ob der Kandidat zu uns passt, wir brauchen Referenzen.“
Gleich vorweg, für beide Situationen ist die Analyse des „Dienstzeugnisses“ in der Praxis kein Gewinn, sondern wirft in den allermeisten Fällen mehr Fragen als Antworten auf. Wie Sie bereits bemerken, bin ich kein Freund der heute üblichen Dienstzeugnisse. Dies hat mehrere Gründe, die in der Entstehung, der Form und Qualität sowie der Verwendung liegen.
Warum wird ein Dienstzeugnis ausgestellt und wie entsteht es?
In manchen Unternehmen werden Dienstzeugnisse standardmäßig ausgestellt. Es gibt eine „Library“ an Textbausteinen. Da das DZ sehr oft als „notwendiges Übel“ gesehen wird und zu den administrativen Aufgaben einer HR-Abteilung zählt, wird die Erstellung sehr oft an Juniors delegiert. Der inhaltliche Teil kommt oft stichwortartig von der Fachabteilung, wobei die Frage ist, ob die Führungspersönlichkeit auch jene ist, die den Großteil der Unternehmenszugehörigkeit des Dienstnehmers begleitet hat. In der unklaren Zuständigkeit liegt bereits eines der Hauptprobleme. Ein weiteres ist, dass kaum jemand das Zeitbudget für ein qualitativ hochwertiges Dienstzeugnis aufbringen kann oder will. Dazu müsste man sich nämlich überlegen, was man aussagen möchte und wie dies interpretiert werden würde. Darüber hinaus müssten persönliche Animositäten objektiviert werden – reichlich unrealistisch im Alltag. So entsteht also ein Entwurf, den der Dienstnehmer zum Teil „verhandeln“ kann (wenn jemand überhaupt weiß, was gewisse Formulieren bedeuten). Eine Zwickmühle für viele Unternehmen, denn neben dem gesetzlichen Verbot, „Angaben und Anmerkungen, welche die Erlangung einer neuen Arbeitsstelle erschweren könnten“ zu verwenden, drohen schlechte Referenzen auf den anonymen Arbeitgeberbewertungsplattformen, wenn das Dienstzeugnis nicht nach Wunsch ausfällt. Alternativ kann der Dienstnehmer das betreffende Dienstzeugnis in Zukunft einfach mit der Ausrede unterschlagen, er hätte keines erhalten.
Das Dienstzeugnis wird vom Dienstnehmer verlangt, wobei kein Recht auf ein „qualifiziertes“ Dienstzeugnis, also eines mit aussagekräftigem Inhalt, besteht. In der Praxis werden bereits verwendete Vorlagen adaptiert, aus dem Netz geladen oder die Verschriftlichung des Dienstzeugnisses wird dem Arbeitnehmer überlassen, das Unternehmen unterschreibt dann nur noch. All diese Fälle lassen mit Sicherheit nicht darauf schließen, dass das Endprodukt besonders realistisch ausfällt. Auch in diesem Fall gelten zusätzlich die o.g. Bedenken.
Wann wird ein Dienstzeugnis von Bewerbern verlangt und wie wird es verwendet?
Gehen wir davon aus, dass der Dienstnehmer (mit mehr oder weniger Aufwand) erfolgreich Dienstzeugnisse für seine bisherigen Beschäftigungsverhältnisse erhalten hat und sich für eine neue Aufgabe interessiert. Aus meiner persönlichen Erfahrung werden Dienstzeugnisse vom potentiellen neuen Arbeitgeber nicht zumeist, aber doch immer wieder verlangt, vor allem in folgenden Situationen:
Es ist im einstellenden Unternehmen üblich, Dienstzeugnisse als Teil des Auswahlprozesses zu behandeln und diese werden standardmäßig eingefordert. Bei der Interpretation wird Wert auf die „Vollständigkeit“ und gewisse Formulierungen (Codes) gelegt. Dies unabhängig davon, ob ein Kandidat als sicher oder eventuell passend empfunden wird. Die Gründe für eine standardmäßige Einbeziehung von Dienstzeugnissen in die Beurteilung sind sowohl in tradierten Prozessen zu finden als auch in einer Unternehmenskultur der Kontrolle bzw. des Misstrauens. Dies führt zu vielfältigen Problemen in der Praxis. Einerseits werden Top-Kandidaten mit großem Angebot am Stellenmarkt durch dieses Prozedere abgeschreckt und andererseits kommt es nicht selten zu einem „unguten Gefühl“ im Einstellungsprozess und somit zu einem Fehlstart in der Zusammenarbeit mit dem Idealkandidaten.
Ein Unternehmen steht vor der Situation, sich unter Unsicherheit für oder gegen einen Kandidaten entscheiden zu müssen; als letzter Ausweg werden Dienstzeugnisse gefordert und es wird versucht, die für eine qualifizierte Entscheidung notwendigen fehlenden Puzzlesteine daraus zu rekonstruieren. Abgesehen davon, dass dies selbst für Profis aufgrund der uneinheitlich verklausulierten Formulierungen und nur teilweise eingehaltenen Codes eine Herausforderung wäre, werden dabei entscheidende Kriterien außer Acht gelassen. So liegt zumeist vom letzten bzw. aktuellen Arbeitgeber noch kein Dienstzeugnis vor (dieses wäre oft am relevantesten), die Entstehung der Dienstzeugnisse kann nicht nachempfunden werden (siehe oben) und bei länger zurückliegenden Zeiträumen wird oft die Entwicklungsfähigkeit von Personen außer Acht gelassen – denn aus der Vergangenheit auf die Zukunft zu schließen, ist oft nicht sinnvoll.
Zusammenfassend liegt das Grundproblem also in der praktisch unendlichen Anzahl möglicher Rahmenbedingungen und Interpretationsschemata, dem stets vorhandenen persönlich-subjektiven Input und der falschen Ableitung zukünftiger Entwicklungen aus vergangenen Arbeitsverhältnissen. Dazu kommt, dass die Bedeutung des individuellen Fits und die komplexe Kausalität von Motivation, Leistung, Ambition und Teamintegration zugunsten vermeintlicher Sicherheit völlig beiseitegeschoben wird.
Selbstverständlich prüfen wir auf ausdrücklichen Wunsch unserer Auftraggeber die Dienstzeugnisse von Kandidaten; dies ist für uns als Personalberater nochmals einfacher, weil wir dabei die Kommunikation professioneller gestalten und für den potentiellen Arbeitgeber unangenehme direkte Gesprächssituationen vermeiden können. Wir geben als Personalberater allerdings auch ungefragt regelmäßig den dringenden Rat, von der Verwendung des Dienstzeugnisses als entscheidendes Auswahlkriterium abzusehen. Selbstverständlich macht es Sinn, gewisse Hardfacts zu vorangegangenen Arbeitsverhältnissen in Form von Dienstbestätigungen zu prüfen (insb. Dauer und Aufgabe in den Unternehmen), darüber hinaus überwiegen unserer Erfahrung nach aber das Risiko falscher Schlüsse bzw. das Abspringen von Top-Kandidaten den potentiellen Erkenntnisgewinn bei weitem. In Bezug auf die Auswahlqualität und Sicherheit sind alternative Tools bei weitem überlegen. Diese können darüber hinaus für beide Seiten als Richtschnur in der Beurteilung einer zukünftigen Zusammenarbeit genutzt werden. Dazu zählen beispielsweise das semi-strukturierte Einzelassessment, das „Real Life Assessment“, Case Studies, Probetage, Teamkennenlernen etc. Und wenn es unbedingt die Referenz aus der Vergangenheit sein muss, dann gibt es da auch noch die Möglichkeit, der persönlichen Referenzgeber. Nähere Details dazu folgen in unserem nächsten Post...