Ein hart umkämpfter Kandidatenmarkt ist für viele Recruiter und Personalentscheider tägliche und häufig desillusionierende Realität. Umso größer ist die Freude, wenn der passende Kandidat gefunden wurde und alles unter „Dach und Fach“ scheint. Nach der Unterzeichnung des Dienstvertrags wird der neue Arbeitnehmer sehnlich erwartet; nicht selten sind aber lange Kündigungsfristen einzuhalten und bis zum Onboarding der Verstärkung vergehen einige Monate.
Die trügerische Sicherheit eines unterschriebenen Dienstvertrages löst sich allerdings rasch in Luft auf, wenn ein Gegenangebot des aktuellen Dienstgebers, Konkurrenzangebote aus der vergangenen Jobsuche oder schlicht eine Änderung der aktuellen Lebensplanung dies opportun erscheinen lassen. Die Möglichkeit, innerhalb der Probezeit bereits am ersten Tag zu kündigen und somit die neue Stelle quasi nicht anzutreten trägt das ihre dazu bei.
Ein Patentrezept um derartige böse Überraschungen (die übrigens leider auch aufseiten so manches Dienstgebers warten können) gibt es nicht. Eine ganz wesentliche Maßnahme liegt allerdings auf der Hand – und wird trotzdem viel zu selten praktiziert: Die aktive Gestaltung der Pre-Onboarding-Phase.
Dabei bietet genau diese Zeit sehr viele Chancen:
Risikomanagement: Als Arbeitgeber erhalten Sie sehr früh Warnzeichen, sollte die getroffene Entscheidung seitens des neuen Mitarbeiters in Frage gestellt werden. Im positiven Fall, können Sie darauf reagieren und potentielle Problemfelder aktiv angehen. Im schlechtesten Fall steht zumindest frühzeitig fest, dass erneut gesucht werden muss. Auch dies kann einen entscheidenden Erkenntnis- und Zeitgewinn darstellen.
Mitarbeiterbindung/Kommunikation: Im Zuge von Pre-Onboarding-Maßnahmen können Arbeitgeber den Übergang des neuen Mitarbeiters in das Unternehmen nahtlos gestalten und eine positive Bindung von Beginn weg aufbauen. Erfolgt innerhalb des Zeitraumes von Kündigung bis Arbeitsantritt kein Pre-Onboarding, entsteht folglich auch keine Bindung mit dem Mitarbeiter in spe, so ist aufgrund der vorangegangen Wechselbereitschaft des zukünftigen Arbeitnehmers die Gefahr gegeben, dass dieser ansprechenden Job-Offerten offen gegenüber steht, möglicherweise seine Arbeitgeberwahl revidiert und einen neuen, anderen Arbeitgeber wählt. Es wird hier ein worst-case Szenario skizziert, welches in der Eintrittswahrscheinlichkeit z.B. mittels „einfacher Kommunikation“ drastisch minimiert werden kann. Die persönliche Kommunikation ist stets zu präferieren; wenn dies nicht umsetzbar ist, so kann natürlich auch auf virtuelle Möglichkeiten, schriftliche Korrespondenz etc. zurückgegriffen werden à wichtig ist die Kontinuität in der Kommunikation.
Frühe Integration ins Team: Durch Pre-Onboarding können Arbeitgeber den neuen Mitarbeiter bereits vor seinem ersten Arbeitstag in das Team integrieren und eine Mitarbeiterbindung aufbauen. Dies kann durch die Vorstellung des Teams, die Bereitstellung von Kontakten zu zukünftigen Kollegen oder die Einladung zu Team-Events geschehen. Dadurch fühlt sich der neue Mitarbeiter willkommen und er wird bereits vor seinem offiziellem Start in das Teamgefüge etabliert.
Einbindung in Entscheidungen: Werden in der „Übergangszeit“ wichtige oder aber auch vermeintlich kleine Entscheidungen getroffen, die den zukünftigen Arbeitnehmer in irgendeiner Form betreffen, so ist die klare Empfehlung, dort wo es möglich und sinnvoll ist, den Mitarbeiter in Entscheidungen bereits vorab miteinzubinden. Dadurch wird der Person im Vorfeld eine „Stimme“ gegeben, er fühlt sich wertgeschätzt und die Mitarbeiterbindung wird gestärkt. Insb. bei Experten macht dies auch für das Unternehmen in materieller Hinsicht absolut Sinn, können doch Know-how und Best Practice Erfahrungen bereits genutzt werden.
Effizientere Einarbeitung: im Zuge des Pre-Onboarding können Arbeitgeber Mitarbeiter bereits vor ihrem ersten offiziellen Arbeitstag über bestimmte Prozesse, Tools, Unternehmensrichtlinien etc. informieren bzw. generell wichtige Informationen im Voraus übermitteln. Dadurch kann der Einarbeitungsprozess effizienter gestaltet werden, da der Mitarbeiter bereits über grundlegende Kenntnisse bzw. einen Überblick über das Unternehmen bei Arbeitsantritt verfügt und im Vorfeld offene Fragen klären konnte. Weiters wird das Zugehörigkeitsgefühl zum Unternehmen und Team gestärkt.
Positive Arbeitgebermarke: Wenn Arbeitgeber ein Pre-Onboarding Programm anbieten und dies auch vorweg kommunizieren, signalisiert dies potenziellen Mitarbeitern, dass das Unternehmen sich um eine nahtlose Integration und ein positives Einstiegserlebnis bemüht. Dies kann dazu beitragen, dass Unternehmen sich als attraktive Arbeitgeber positionieren und die Anziehungskraft auf qualifizierte Talente erhöht wird.
Zusammenfassend kann gesagt werden, dass unabhängig von der zu besetzenden Position, die Etablierung einer „Pre-Onboarding Phase“ ein „must do“ für jedes Unternehmen darstellt. Je nach Ressourcen und Möglichkeiten des Arbeitnehmers kann das Pre-Onboarding mehr oder weniger intensiv ausfallen, essentiell ist der stetige Kontakt zum zukünftigen Mitarbeiter. Wir empfehlen darüber hinaus, dass dies nicht nur durch eine zentrale HR geschieht, sondern interaktive Elemente mit der zukünftigen Führungskraft bzw. den Teammitgliedern enthalten sind.
Zudem übernehmen auch wir bei unseren Projekten eine in der Intensität abgeschwächte Begleitung der Besetzungsentscheidung vom Vertragsabschluss bis zum tatsächlichen Dienstantritt.
