In meinem letzten Blogpost über den Sinn von Dienstzeugnissen habe ich zum Schluss auf die Alternative der persönlichen Referenz verwiesen. Deren Einholung auf Wunsch unserer Auftraggeber ist selbstverständlich ein immanenter Bestandteil unserer Dienstleistung im Rahmen der Kandidatenevaluierung. Ich möchte im Folgenden auf die Validität eingehen und einige Fallstricke aufzeigen, auf die man unbedingt achten sollte.
Ein wesentlicher Punkt ist das Timing.
Wann kann und sollte man von einem Kandidaten (der eventuell auch einem Berufsfeld angehört, das gefragt und kompetitiv ist) persönliche Referenzgeber verlangen? Jeder Personalentscheider sollte sich in einer derart kompetitiven Marktsituation wie heute bewusst sein, dass das Einfordern von Referenzen eine zusätzliche Hürde für den Kandidaten darstellt und somit ein (überschaubares) Risiko bietet, einen Wunschkandidaten auf den letzten Metern dessen Entscheidungsprozesses zu verlieren. Wenn tatsächlich notwendig oder unbedingt gewünscht, macht es unserer Erfahrung nach Sinn, in einem letzten Schritt vor Start der Vertragsverhandlung eine Runde mit Referenzeinholungen einzulegen. Dabei ist es wichtig, zu kommunizieren, dass dies keine Überprüfung der Angaben des Kandidaten ist, sondern dem Zweck dient, die gegenseitigen Erwartungshaltungen und den „Fit“ nochmals zu VERIFIZIEREN.
Welche Referenzgeber sollte man kontaktieren? Diese Frage ist nicht pauschal zu beantworten. Es liegt nahe, dass vom Kandidaten genannte Referenzgeber bewusst gewählt und gebrieft sind. Eine Möglichkeit ist, sich – unter Bewusstsein des o.g. Risikos – alternative Referenzgeber geben zu lassen. Unter Umständen macht es Sinn 2-3 Referenzgeber vorzuschlagen, um einen besseren Querschnitt zu erhalten – also beispielsweise einen ehemaligen Vorgesetzten, einen ehemaligen „Direct Report“ bzw. Kollegen oder Kundenansprechpartner. Die Reaktion eines Kandidaten auf dieses Vorgehen kann uU auch Teil eines „Real Life Assessments“ sein.
Welchen Output kann man von der Einholung persönlicher Referenzen erwarten? Die persönliche (telefonische) Referenz kann helfen, bestehende Fragezeichen oder Annahmen zu verifizieren bzw. Anhaltspunkte zu bekommen, welche Themen weiter abzuklopfen sind. Dabei sollte man aber nicht zu viel erwarten, denn der Referenzgeber sitzt in den allermeisten Fällen zwischen den Stühlen und wird sich im Zweifel immer mit positiver Tendenz äußern.
Die Referenzeinholung per se ist eine schwierige Übung. Mitunter eine der kniffligsten im Bereich der Personalauswahl. Mit Fingerspitzengefühl ein vertrauliches Setting mit dem Referenzgeber aufzubauen und Nuancen aus dem Gesagten zwischen den Zeilen herauszufiltern bedarf viel Erfahrung, viel Einfühlungsvermögen und einer genauen Kenntnis des potentiellen neuen Aufgabenbereiches sowie des CVs und der Strukturen in den vorhergehenden Unternehmen. Weitere Details möchte ich an dieser Stelle nicht nennen, bei Fragen stehen wir aber selbstverständlich mit unserer Beratung zur Verfügung.
Ganz wesentliche No Gos sind die folgenden:
Referenzeinholungen dürfen sich unter keinen Umständen auf den aktuellen Arbeitgeber beziehen, insb. im Fall eines aufrechten Dienstverhältnisses. Dabei ist auch zu beachten, dass der Referenzgeber zur Vertraulichkeit über die Wechselabsicht des Kandidaten verpflichtet wird (Netzwerk).
Der Inhalt des Referenzgespräches selbst muss IMMER diskret behandelt werden, auch über den Auswahlprozess hinaus. Am besten eignet sich selbstverständlich der Headhunter als neutraler Makler, ähnlich einem Notar.
Die Einholung von Referenzen ist jedenfalls zuvor mit dem Kandidaten abzusprechen; es gilt als grobes Foul, unabgesprochen mit (früheren) Ansprechpersonen des Kandidaten Kontakt aufzunehmen, selbst wenn diese im eigenen Netzwerk sind.
Im Referenzgespräch selbst ist essentiell, keine zusätzlichen Informationen über den laufenden Auswahlprozess preiszugeben.
Ein ausbleibendes bzw. unausgesprochenes Feedback nach der Referenzeinholung kann überdies zu groben Irritationen führen, daher ist es wichtig, eine saubere Kommunikation sicherzustellen.
Zusammengefasst: In der passenden Situation und richtig angewendet, kann die Einholung MEHRERER persönlicher Referenzen in der Zusammenschau aller Informationen ein Puzzlestein im Gesamteindruck bzw. der Entscheidungsfindung sein, stellt aus meiner Sicht allerdings keinen Standardschritt eines Auswahlprozesses dar.
